Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Safety Club GmbH (i.G.)
Wiesenstraße 3, 13357 Berlin
Telefon: +49 1573 4127399
E-Mail: info@safetyclub.de
Anfragen zum Datenschutz: info@safetyclub.de
2. Was wir verarbeiten
Das Kundenportal ist kein offenes Angebot: Es gibt keine Registrierung. Ohne Anmeldung erreichbar sind nur diese Seite, das Impressum und die Wege, über die Beschäftigte ihre Unterweisung bestätigen (persönlicher Link, QR-Code). Verarbeitet werden:
- Zugangsdaten: E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Das Passwort wählt jede Person selbst; wir sehen es zu keinem Zeitpunkt.
- Profilangaben: Name, Position, Telefonnummer und gewählte Sprache, soweit eingetragen.
- Betriebsdaten: Firma, Standorte, Zahl der Beschäftigten, Vertragsdaten, Ansprechpartner.
- Arbeitsschutzunterlagen: Gefährdungsbeurteilungen, Begehungsprotokolle samt Fotos, Brandschutznachweise, Unterweisungen, ASA-Protokolle und alle weiteren hochgeladenen Dokumente.
- Vorsorgekartei: dass, wann und aus welchem Anlass Beschäftigten arbeitsmedizinische Vorsorge angeboten wurde oder stattgefunden hat (§ 3 Abs. 4 ArbMedVV). Befunde stehen dort nie. Nach dem Ende einer Beschäftigung zeigt das Portal die Angaben der Person zum Löschen an.
- Angaben der Fachkräfte im Netzwerk: Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung sowie Qualifikations- und Versicherungsnachweise. Sichtbar nur für die Fachkraft selbst und die Verwaltung von Safety Club, nie für Kunden.
- Prüfpfad: wer wann welches Dokument angelegt, geändert, freigegeben, gelesen oder gelöscht hat. Das ist Teil der Nachweiskette nach dem Arbeitsschutzgesetz und lässt sich nicht abschalten.
3. Zweck und Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung dient der Erfüllung des Betreuungsvertrags nach § 5 ASiG und DGUV Vorschrift 2 (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie der Erfüllung gesetzlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten aus dem Arbeitsschutzrecht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Die Angaben der Fachkräfte im Netzwerk verarbeiten wir zur Durchführung des Vertrags über freie Mitarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Für die Daten der Beschäftigten unserer Kunden sind wir Auftragsverarbeiter; der jeweilige Betrieb ist Verantwortlicher. Grundlage ist der mit ihm geschlossene Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
4. Wer was sieht
Jeder Betrieb sieht ausschließlich seine eigenen Daten. Das ist nicht nur eine Frage der Oberfläche, sondern in der Datenbank durchgesetzt: Jede Abfrage wird auf Zeilenebene gefiltert, unabhängig davon, über welchen Weg sie gestellt wird.
- Beschäftigte eines Betriebs sehen die für sie freigegebenen Unterlagen.
- Die bestellte Fachkraft und zugewiesene Safety-Club-Mitarbeiter sehen den von ihnen betreuten Betrieb.
- Interne Notizen von Safety Club sind für den Kunden nicht sichtbar, Unterlagen des Kunden mit der Kennzeichnung „Nur für den Betrieb“ nicht für uns.
Dateien werden nicht öffentlich ausgeliefert. Jeder Abruf läuft über eine Adresse, die fünf Minuten gültig ist und danach verfällt.
5. Empfänger und Auftragsverarbeiter
| Dienstleister | Zweck | Ort der Verarbeitung | Vertrag |
|---|---|---|---|
| Supabase | Datenbank, Anmeldung und Dateiablage | Rechenzentrum Frankfurt am Main (eu-central-1) | im Vertrag enthalten (Data Processing Addendum als Teil der Terms of Service) |
| Vercel | Betrieb der Portalanwendung | Ausführung in Frankfurt am Main; Vercel Inc. hat seinen Sitz in den USA | im Vertrag enthalten (Data Processing Addendum mit Standardvertragsklauseln, Pro-Tarif) |
| Vercel Analytics | Nutzungsmessung des Portals: Seitenaufrufe sowie die Angabe, ob eine Anmeldung per Passwort oder per Anmeldelink erfolgt ist. Keine Dokumentinhalte, keine namentliche Zuordnung. | USA | im Vertrag enthalten (dasselbe Data Processing Addendum wie Vercel, Pro-Tarif) |
| Resend | Versand der Anmelde- und Erinnerungs-E-Mails | Europäische Region | von Resend vorunterzeichnet, mit der Kontoeröffnung geschlossen |
| Hetzner | Zweitsicherung der Unterlagen (Object Storage) | Rechenzentrum Falkenstein/Nürnberg, Deutschland | im Kundenkonto geschlossen am 27.08.2026 |
| Sentry | Fehlerprotokoll der Portalanwendung | Europäische Region (sentry.io, EU) | im Konto angenommen |
| Deepgram | Live-Spracherkennung für die Diktierfunktion der Feld-App (app.safetyclub.de). Gesprochene Sprache wird in Text umgewandelt, Tonaufnahmen werden nicht gespeichert. | USA | Auftragsverarbeitungsvertrag unterzeichnet am 02.09.2026 (Data Processing Agreement mit Standardvertragsklauseln) |
| Anthropic | Erstellung von Protokollentwürfen aus dem Live-Mitschrieb von ASA-Sitzungen in der Feld-App sowie Auslesen hochgeladener Sicherheitsdatenblätter (Produktangaben, Einstufung, H- und P-Sätze) für das Gefahrstoffverzeichnis. Entwurf und ausgelesene Angaben werden geprüft und bestätigt, bevor etwas gespeichert wird. | USA | automatisch Teil der Commercial Terms of Service (Data Processing Addendum mit Standardvertragsklauseln) |
Eine Weitergabe an Dritte darüber hinaus findet nicht statt. Es gibt keine Werbenetzwerke und keine Zählpixel; gemessen wird nur, was oben unter Vercel Analytics steht.
6. Übermittlung in Drittländer
Vercel, Vercel Analytics, Deepgram und Anthropic verarbeiten Daten auch in den USA, also außerhalb der Europäischen Union. Eine solche Übermittlung ist nach Art. 44 ff. DSGVO nur zulässig, wenn die Daten dort angemessen geschützt sind. Grundlage sind jeweils die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Teil der oben genannten Verträge zur Auftragsverarbeitung sind. Eine Kopie der Klauseln erhalten Sie auf Anfrage an info@safetyclub.de.
Deepgram erhält nur, was jemand in der Feld-App bei eingeschaltetem Mikrofon diktiert, Anthropic nur den Mitschrieb einer ASA-Sitzung oder ein hochgeladenes Sicherheitsdatenblatt, und nur, wenn jemand die Funktion auslöst. Beide Funktionen sind freiwillig; ohne sie lässt sich das Portal vollständig nutzen.
7. Cookies
Das Portal setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies: eines für die Anmeldesitzung, eines für die gewählte Sprache, eines für die kurze Rückmeldung nach dem Speichern (30 Sekunden) und bei internen Nutzern eines für den zuletzt gewählten Betrieb. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich und wird deshalb auch nicht abgefragt.
8. Speicherdauer
Arbeitsschutzunterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen; sie bleiben für deren Dauer erhalten. Gelöschte Unterlagen wandern zunächst in einen Papierkorb und sind dort wiederherstellbar, bis ein Super-Admin sie endgültig entfernt. Zugangsdaten werden mit dem Zugang gelöscht, soweit sie nicht Teil der Nachweiskette sind.
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Wenden Sie sich dafür an info@safetyclub.de. Betrifft Ihre Anfrage Daten, die wir im Auftrag Ihres Arbeitgebers verarbeiten, leiten wir sie an diesen weiter.